Zaman Yönetimi İçin 15 Pratik Öneri

Hepimizin günde 24 saati var ve zaman hayatımızdaki en değerli konulardan biri. Ama “yoğunum” kelimesi günlük lügatımıza işlemiş durumda. Herkes zamanın yetmediğinden şikayetçi. Vaktiyle şirkette zaman yönetimi eğitimi almıştım ve Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabında da geçen acil/önemli işler döngüsü faydalı bir yöntem. Fakat ben bugün yazımda Forbes ve Medium sitelerini kaynak alarak zaman yönetimi için 15 pratik öneriye ve minimalist zaman yönetimi önerilerine yer vereceğim.

Zaman Yönetimi İçin Öneriler

1. Zamanınızı denetleyin

Zaman yönetimi söz konusu olduğunda atmanız gereken ilk adım, zamanınızın gerçekte nereye gittiğini bulmaktır. Ancak bu şekilde hangi eylemleri kısabileceğinizi, hangi eylemelere gereğinden fazla vakit harcadığınızı tespit edebilirsiniz.

Bunun için RescueTime ve Toggl uygulamaları önerilmiş; ama kullanmadığım için bir yorum yapamıyorum. Belki Türkçe dil destekli uygulamalar da vardır. Yine de en klasik yöntemler deftere ya da dijital araçlara mevcut durumunuzda hangi eyleme ne kadar zaman ayırdığınızı not almak. Bunu bir hafta takip edip, zamanı efektif kullanmak için eleme, güncelleme yöntemlerine gitmek.

2. Her görev için bir zaman sınırı ayarlayın

Her görev için bir zaman sınırı belirlemek dikkatin dağılmasını ve ertelemeyi önlüyor. Örneğin blogum için bir makale yazmak istersem kendime bir ya da iki saat veririm. Yani sabah 8’de başlasam, onu sabah 10’a kadar yazmaya çalışırım.

Bir bakıma oyuna dönüşüyor.

Zaman esneyebilen bir bir konu. Daha önce de yazmıştım, size bir proje için “bir hafta vaktiniz var” dendiğinde zamanında yayıp bir haftada tamamlıyorsunuz. Aynı proje için 2 gün vakit verildiğinde yine çeşitli yöntemlerle 2 güne de proje yetişiyor.(kapasite üzeri konulardan bahsetmiyorum tabii ki)

Dolayısıyla yapılacak işlere önceden zaman vermek ve kendinizi baştan sınırlamak zamanı daha verimli kullanmanızı sağlıyor.

3. To-do list kullanın

To-do list diğer bir deyişle “yapılacaklar listesi” en klasik yöntemlerden biridir. Sanırım zaman yönetimi söz konusuysa to list oluşturmak olmazsa olmazlarından biri.

“Tüm hedefler ve projeler, hedefe ulaşmak veya projeyi tamamlamak için gerçekleştirilmesi gereken daha küçük parçalardan oluşur. Her hedef ve proje için yapılması gereken tüm ölçülebilir adımları listeleyen yapılacaklar listeleri oluşturun ”diyor William Lipovsky.

“Bu eylem odaklanmanızı sağlamanın yanı sıra halihazırda başardığınız ve geriye kalan şeyleri görebildiğiniz için sizi motive ediyor.”

4. Önceden plan yapın

Zaman yönetimi için yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri, yeni gün için bir plan yapmadan uyanmaktır. Ne yapılması gerektiğine odaklanmak yerine amaçsızca dolaşıp daha önemsiz konularla ilgilenirsiniz.

Bu nedenle, bu seçeneklerden birini kullanarak her zaman önceden plan yapmalısınız;

Önceki gece: İşi kapatmadan önce son 15 dakikayı çalışma alanınızı organize ederek ve ertesi gün için en önemli konularınızın bir listesini oluşturarak geçirin.
Sabah ilk iş: Sabah rutininiz sırasında, o gün ele alınması gereken 3 veya 4 en acil ve önemli konuyu yazın ve en üretken olduğunuz zamanlar üzerinde çalışın.

5. Sabahlarınızı en önemli görevlerle geçirin

Mark Twain: “Eğer işiniz kurbağa yemekse, en iyisi sabah ilk iş yemektir. İşiniz iki kurbağa yemekse, en iyisi önce en büyüğünü yemektir.”

Twain, kurbağa yemek kulağa kötü geldiği için metafor olarak kullanmış. Kurbağayı sizin için önem teşkil eden, stres yaratan; ama sürekli de ertelemek istediğiniz görevler olarak değerlendirebilirsiniz.

Zaman yönetimi söz konusuysa “en önemli görevlere öncelik ver” kuralı kritik.

Bunun bu kadar etkili bir zaman yönetimi hilesi olmasının birkaç nedeni var. Öncelikle, genellikle sabah saatlerinde daha fazla enerjiye sahip olursunuz. Bu nedenle, yorgun olmadığınızda bu görevlerin üstesinden gelmek daha iyidir. Ayrıca, günün geri kalanını iyi atlatmak için bu başarı hissini kullanabilirsiniz.

6. Dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırın

Şu an bu blog yazısını yazarken bile pek çok kez otomatik olarak amaçsızca telefonuma baktım. İnsanlar şirket ortamında çalışırken gün içerisinde ortalama min. 40 kez bölünüyormuş. Buna bir de kendi kendimizi böldüğümüz anları ekleyelim. Şu an bir kısmımız evlerden çalışıyoruz; ama yine telefon ile, whatsapp ile ya da şirketin sohbet araçları ile bölünüyoruz. Sonrasında tekrar yaptığınız işe odaklanmak boşa zaman öldüren bir efor.

Pek çok kişi zamanı yönetirken dikkat dağıtıcıların ortadan kaldırılmasını öneriyor.

7. Programınızı değiştirin

Direkt Forbes’taki yazarın önerilerini çevireceğim;

Bu yazıyı okuyorsanız, bunun nedeni faydalı bir zaman yönetimi keşfetmek istemenizdir. Ancak, zaman yönetimi ile uğraşıyorsanız, çözüm programınızı değiştirmek kadar basit olabilir.

Örneğin sabah 6: 30’a kadar uyumak yerine bir saat önce uyanın. Şahsen ben 5: 15’i günün en verimli zamanı olarak görüyorum çünkü bana egzersiz yapma, günümü planlama, e-postalarımı gözden geçirme ve hatta rahatsız edilmeden yan projelerde çalışma zamanı veriyor.

Ayrıca, hafta sonları daha erken uyanmayı ve belki de izlediğiniz TV miktarını azaltmayı düşünün.

8. Görevler ve toplantılar arasında zaman bırakın

Hemen bir görevden veya toplantıdan diğerine atlamak, zamanınızı iyi bir şekilde kullanmak gibi görünebilir, ancak aslında tam tersi bir etkiye sahiptir. Yürüyüşe çıkarak, meditasyon yaparak veya sadece hayal kurarak zihnimizi boşaltmak ve yenilenmek için zamana ihtiyacımız var. Sonuçta, insan beyni bir seferde yalnızca yaklaşık 90 dakika odaklanabilir.

Bu mola olmadan odaklanmak ve motive olmak daha zordur.(bazı iş koşullarının bu maddeye imkan sağlamadığı da çok açık)

9. Organize olun

Yazıya göre ortalama bir Amerikalı, yanlış yerleştirilmiş öğeleri aramak için her yıl 2,5 gün harcıyormuş.  Türkiye versiyonu da daha düşük değildir. 🙂

Zaman yönetimi için her eşyanın bir “yeri” olması gerekiyor. Gün sonunda yaşam alanlarını temizlemek, her şeyi kendi yerine bırakmak gibi bir sistem oluşturun. Minimalist yaşamda bunu uygulamak daha kolay.

10. 80-20 kuralını izleyin.

“80-20 kuralı olarak da bilinen Pareto İlkesi, sonuçların% 80’inin harcanan çabanın% 20’sinden geldiğini öne sürüyor. Satışların% 80’i tipik olarak müşterilerin% 20’sinden geldiği için bu teknik satış işinde yaygın olarak kullanılmaktadır” diye yazıyor Renzo Costarella.

“Zaman yönetimi için de bu ilke uygulanabilir. Sonuçlarınızın% 80’i eylemlerinizin% 20’sinden geliyor. ”

Renzo, her gün “programınıza veya yapılacaklar listenize” bakarak başlamanızı önerir. Yapılacaklar listenizdeki görevlerin %20’sini seçin ve onları tamamlamaya öncelik verin.

11. Online bir takvim kullanın

Takvimler zaman yönetimi için temel araçlardır ve günümüzde online takvimler bunu konuyu daha ileri seviyeye taşıyor. Bunun nedeni, online takvimlere birden çok cihazdan erişebilmeniz, toplantıları ve randevuları kolayca planlayabilmeniz, hatırlatıcılar ayarlayabilmeniz, zaman blokları oluşturabilmeniz ve yinelenen etkinlikleri planlayabilmenizdir.

Bunun için önerilen online takvimler; google takvim, outlook, apple takvim.

12. Mükemmel olmaya çalışmayın

Mükemmeliyetçi olduğunuzda, hiçbir şey asla yeterince iyi olmayacak. Bu durum aynı göreve defalarca geri dönmenize ya da adım atmayı sürekli ertelemenize sebep olabilir.

Zaman yönetimi için mükemmel olmayı bırakıp elinizden gelenin en iyisini yaparak yolunuza devam etmek öneriliyor.

13. Zaman Yönetimi İçin “Hayır” deyin

Bunun için klasik bir cümle var; “başkalarına evet derken kendinize hayır demediğinizden emin olun”. Zamanı yönetirken gereksiz yere “evet” dediğimiz her şey çok önemli bir faktör haline geliyor. Dolayısıyla hayır demeyi öğrenmek gerekli. Bunun için de bol bol pratik şart. 🙂

14. Kilit taşı alışkanlıkları edinin

“The Power Of Habits” kitabının yazarı Charles Duhigg, “kilit taşı alışkanlıkları” terimini ortaya atıyor. Kilit, anahtar alışkanlıkları basitçe ifade etmek gerekirse, egzersiz yapmak, ne yediğinizi takip etmek, günlük rutinler geliştirmek ve meditasyon yapmak gibi hayatınızı değiştirebilecek alışkanlıklardır.

Bu alışkanlıklar kötü alışkanlıkların yerini alır ve başka iyi alışkanlıklar ister. Sonuç olarak, daha sağlıklı, daha odaklı ve zaman yönetimi için daha uygun olacaksınız.

15. Bekleyerek zaman kaybetmeyin

Bu öneri pandemi öncesi döneme daha çok hitap ediyor aslında. Gün içinde beklemekle geçirdiğiniz zamanlara anlam kazandırmanız öneriliyor. Örneğin bir doktor randevusunda içeri alınmayı beklerken ilham veren kitap okumak, trafikte podcast dinlemek gibi…

Minimalist Zaman Yönetimi Önerileri

Blogumda minimalizm ile ilgili zaman zaman yazarım. Tam anlamıyla minimalist biri olmasam da bu akımı çok seviyorum. Ve hayatta zorlandığım her alanda “nasıl sadeleşebilir” diye düşünmeye çalışıyorum. Zaman yönetimi için de “konuyu nasıl minimalleştirebiliriz” diye düşündüm. Bu konuda Medium sitesinin 3 önerisine yer vereceğim.

1. Üç Kuralı

Minimalist akımı benimseyen kişiler kabarık to-do listlere sahip değil. Matt D’avella, Pick up Limes kanalını yöneten Sadia gibi kişiler yapılacaklar listesinde 3 temel göreve yer verdiğini belirtiyor. Diğerleri ekstra başarılar.

Minimalist zaman yönetimi için de yıl/ay/hafta ve gün için 3 to-do maddesi öneriliyor fazlası baştan heves kırabiliyor.

2. Her Görev İçin Planlama Yapın

Zaman zaman bazı görevler uzun vadeli vakit alabilir. Bu görevleri küçük parçalara bölerek adımlarınızı netleştirin. Bir yerden bir yere giderken GPS üzerinden baktığınızda hangi yolları kullanacağınız bellidir. Örneğin hedefim “Pazar yazı yayınlamak”sa, konu araştırması yapmak, faydalanılacak kaynakları belirlemek görevlerdir.

3. Kaos Planlaması Yapın

Zaman zaman beklenmedik sebeplerle bölünebiliriz, farklı krizler çıkabilir vs. Bu konu için önerilen şey bu kaotik durumları da planlamak.

Örneğin; bir projenin dört saat alacağını tahmin ederseniz, üzerinde çalışmak için takviminize dört saat eklemek yerine kaosu hesaba katarak 5 saat ekleyebilirsiniz.

Yazar herhangi bir proje için süre tahminine en az% 20 eklediğini belirtiyor. Ayrıca her gün günün% 20’sini plansız bıraktığını çünkü bir şeylerin ters gidebileceğini varsayıyor. Her şey yolunda gittiğinde ise, o işte ilerlemek veya rahatlamak için fazladan zaman kalıyor.

Ayrıca işler iyi gitmediğinde, hala bankada harcanmamış zamanınız kalacak. Kaos planlaması huzur verir. Geride kalıyormuş gibi düşünmeyi bırakır ve kontrolün sizde olduğunu hissetmeye başlarsınız.

Soru ve görüşleriniz için; İletişim sayfasından ya da yorum kısmından bana ulaşabilirsiniz.